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業務自動化のナレッジ
業務自動化のナレッジを44件掲載。対応の流れを図解付きで確認できます。
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AIによる要約を業務で確認する
要約の用途と元資料、禁止する情報の扱いを決める。事実、決定事項、担当、期限を原文と照合する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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Excelの同時更新で失敗するとき
同時利用者、フローの実行重複、対象ファイルを調べる。更新を直列化するか、保存先の見直しが必要か判断する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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Excel連携のテーブルを確認する
対象ブック、保存先、テーブル名と列を確認する。列名変更、ロック、空欄、型の制約を試験する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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FormsからTeamsへ通知する
通知する回答と不要な個人情報を区別する。通知先、閲覧権限、リンクと失敗時の連絡先を決める手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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Formsの回答を自動記録する
フォーム項目と保存先の列・型を対応付ける。必須回答、添付、重複回答の扱いを決める手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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HTMLメールの表示を整える
受信アプリと必要な項目、表、リンクを整理する。短い文と単純な表で構成し長い値や空欄を試す手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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OCRで読み取った値を確認する
帳票の種類、必要項目、誤読時の影響を整理する。日付・金額・番号等の検証条件と人による確認箇所を決める手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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Power Automateのエラー通知を整える
失敗時に必要なフロー名、実行ID、時刻、対象を決める。失敗・タイムアウト時の通知と正常時の終了を設計する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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Power Automateの実行履歴から原因を探す
失敗した実行、時刻、入力とエラーを特定する。最初に失敗したアクションと前段の出力を照合する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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Power Automateの開始条件を整理する
何を契機に、どのデータを処理するかを書き出す。同じイベントの再発、空欄、不要な更新の扱いを決める手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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Power Platformの環境を使い分ける
開発、試験、本番の利用者とデータを整理する。接続、設定、権限、移行方法を環境ごとに分ける手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointの更新を契機にするフローを点検する
監視するサイト、リスト、変更条件を確認する。フロー自身の更新で再起動する可能性を調べる手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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デスクトップ自動化の画面変更に備える
操作する画面、入力欄、識別方法を記録する。位置だけに依存する操作と変更されやすい要素を見直す手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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フローが起動しないときの確認
フローの有効状態と期待したイベントの時刻を確認する。トリガー条件、接続、対象場所と権限を照合する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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フローで日付がずれるとき
元の時刻、保存形式、表示先のタイムゾーンを確認する。日付のみの値と日時の値を分けて変換箇所を調べる手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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フローで配列の要素を取り出す
入力が配列・オブジェクト・文字列のどれかを実行履歴で確認する。必要な要素と空配列時の扱いを明確にする手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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フローの処理件数を照合する
入力件数、処理対象外、成功、失敗の数を定義する。実行時に各件数と識別子を記録する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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フローの実行上限に備える
件数、頻度、同時実行とアクション数を見積もる。サービスやコネクタの制限、再試行時の増分を確認する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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フローの条件分岐を読みやすくする
分岐条件を業務の言葉で一覧にする。重なる条件、どれにも当てはまらない場合を整理する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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フローの機密データをログに残しすぎない
入力・出力・通知に含まれる秘密や個人情報を整理する。必要な監査項目を残しながら表示制御やマスキングを設計する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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フローの空欄データを扱う
入力で欠ける項目と型、必須条件を整理する。未入力時の中断・代替値・通知のどれを使うか決める手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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フロー変更前の戻し方を用意する
変更前の版、設定、接続と依存先を記録する。復元方法とデータ更新を戻せる範囲を確認する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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フロー移行時の接続先を確認する
移行元と移行先の接続、設定値、参照先を一覧にする。環境変数や接続参照等の設定を照合する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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メール受信を起点とする条件を調整する
対象メールボックス、差出人、件名、添付等の条件を整理する。転送や表記変更、無関係メールの扱いを決める手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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使われないフローを終了する
最終実行、所有者、接続先、依存する業務を確認する。停止期間と代替方法、履歴保存を決める手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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共有メールボックス連携を確認する
接続アカウントと対象メールボックスを照合する。必要な権限、使用するアクション、送信元の要件を確認する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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再試行が安全か確認する
失敗した処理が既に登録・送信を終えていないか調べる。再試行回数、間隔、二重処理防止と中断条件を決める手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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承認が止まったときの確認
申請ID、現在の承認者、送信時刻、状態を確認する。通知の到達、担当者の在籍、期限や分岐条件を調べる手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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承認フローの取消しを設計する
申請者が取り消せる時点と後続処理への影響を整理する。承認待ち、承認済み、実行済みで扱いを分ける手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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承認フローの担当者を決める
申請種別、金額等の条件、承認者と代行者を整理する。不在、期限超過、差戻し、取消しの扱いを決める手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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担当者変更時にフローを引き継ぐ
所有フロー、接続、参照先、ライセンスを一覧にする。新担当の権限と接続の引継ぎ方法を確認する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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接続エラーで止まったフローを調べる
失敗アクションと利用している接続の所有者を確認する。認証期限、権限、アカウント状態と対象サービスを調べる手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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添付ファイルの自動保存を設計する
対象メール、保存場所、ファイル名、重複条件を整理する。危険な添付、同名ファイル、保存失敗の扱いを決める手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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無人RPAの実行環境を点検する
実行端末、アカウント、セッション、必要アプリを確認する。認証、ライセンス、更新・再起動と通知の要件を整理する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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繰り返し処理の二重実行を防ぐ
同じ入力が何回処理されるか、トリガーとループを確認する。一意なIDと処理済み判定の保存方法を設計する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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自動化する業務を選ぶ
件数、作業時間、入力、出力、例外の種類を記録する。ルールが決まる作業と人の判断が必要な作業を分ける手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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自動化のライセンス条件を確認する
使用するコネクタ、実行形態、利用者と処理量を整理する。契約プランと現行の公式ライセンス条件を照合する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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自動化の例外を人へ引き継ぐ
機械で判断できない入力と失敗パターンを洗い出す。担当者、引継ぎ情報、期限、再開条件を決める手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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自動化の効果を測定する
導入前の件数、作業時間、誤り、待ち時間を測る。導入後も同じ定義で計測し保守時間を含める手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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自動通知の宛先間違いを防ぐ
宛先を決める元データと担当者の対応を確認する。空欄、退職者、複数宛先の例外を処理する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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Power Automateの繰り返し処理を修正し、通知を復旧
依頼相手への通知フローが失敗を繰り返し、停止していました。繰り返し処理に渡す値が、配列として扱われているかが調査の焦点でした。
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QRコードによる受付・通知を設計するときのポイント
来訪や作業の受付を記録し、担当者へ通知する一連の業務を、入力・記録・通知に分けて整理した提案です。
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メール連携の失敗を、接続先の権限から切り分ける
通知メールを転送するフローが正常に動かず、必要な情報が担当先へ届かない状態が報告されていました。
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英語のDLP通知を日本語の確認表に整理する
英語のセキュリティ通知では、重要度、発生日時、対象、ルール、詳細画面へのリンクを読み取るのに時間がかかるという相談がありました。
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