Teamsの通常返信が郵便物として登録される問題を修正した事例

このフローには、登録の入口と登録後の品質確認という二つの役割があります。通常の返信を「必須項目が欠けた依頼」と判定すると、記入漏れを知らせる仕組みが誤登録を増やします。最初に郵便物登録の意思を示す書式を判定し、正式な依頼だけを項目・重複の確認へ進めます。

今回の対応

10月21日、Power Automateに正式な投稿書式を判定する条件を追加しました。必須項目の不足を知らせる処理と重複防止処理を維持し、試験用フローの11ケースを確認して本番のルールを保存しました。

試験に含める三種類の投稿

例えば「確認しました」という返信と、正式な書式で宛先だけが空の投稿は、どちらも宛先を含みません。前者は台帳登録の対象外で、後者は要確認の依頼です。さらに、同じ正式投稿を繰り返し受けた場合は登録キーで重複を防ぐ必要があります。この三つを分けると、単に入力欄を増やす修正では足りない理由が見えます。

状況別の判断と次の対応

既存の誤登録を直すとき

フローの条件を修正しても、既にできた行は消えません。今回は原文を照合できた18件だけ状態を「破棄」に変更し、登録キーと元の投稿との対応を保持しました。試験用フローの11ケースの結果と、本番保存後の定義は、別々の根拠として残します。