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社内サイトのナレッジ
社内サイトのナレッジを43件掲載。対応の流れを図解付きで確認できます。
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Excelからリストへ移す前のデータ整理
見出し、型、空欄、重複、日付の表記を確認する。少量のデータで列の割当と変換を試す手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointでアクセス拒否になるとき
利用者、URL、時刻、サインイン先を確認する。サイト・ライブラリ・項目の権限とグループ所属を照合する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointと自動化の接続を点検する
対象サイト・リスト、接続アカウント、必要な操作を確認する。接続の権限と所有者、変更や退職時の引継ぎを整理する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointのスマートフォン表示を点検する
利用する機種・ブラウザーと主要ページを選ぶ。長い見出し、表、リンク、画像を実機相当の幅で確認する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointのページ改訂を管理する
変更理由、変更箇所、公開予定日を整理する。レビュー担当と版の戻し方を確認して編集する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointの同期エラーを調べる
エラー表示、対象ファイル、同期先と端末の空き容量を確認する。名前、パス、サイズ、権限、接続等の条件を照合する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointの外部共有を申請制にする
共有対象、相手先、目的、期限を申請項目へまとめる。組織とサイトの共有設定、承認担当を照合する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointの容量増加を調べる
サイト別容量、版履歴、大きなファイルの傾向を確認する。保持要件と業務上必要なデータを所有者と照合する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointの所有者が不明なとき
サイト情報、グループ所有者、更新履歴を確認する。利用部署へ用途と管理担当を照会する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointの承認フローを導入する前に
承認対象、承認者、代行者、差戻し条件を決める。下書きと公開の見え方を権限ごとに試す手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointの検索に出ないページを調べる
対象ページ、公開状態、利用者と検索語を確認する。閲覧権限、検索対象設定、反映待ちの可能性を調べる手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointの版履歴を復元に使う
対象文書、正しかった版、変更日時を確認する。復元による共同作業への影響を確認して担当者が実施する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointの閲覧と編集の権限を分ける
誰が読むか、誰が更新するかを業務ごとに整理する。サイトの方式に合うグループで権限を割り当てる手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointサイトの目的を整理する
利用者、掲載情報、更新担当、閲覧範囲を一覧にする。情報発信と共同作業のどちらが中心かを確認する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointライブラリの分類を整える
利用する文書、探し方、保管責任を棚卸しする。フォルダーと列の役割を分け、必須項目を絞る手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointリストが遅いときの確認
件数、利用するビュー、絞込み条件、遅い操作を記録する。インデックス、列構成、参照や表示件数を公式条件と照合する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointリストのビューを使い分ける
担当別、期限別、状態別など必要な確認目的を整理する。列、並び順、フィルターを目的ごとに設定する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointリストの入力必須項目を決める
後工程で必要な情報と入力者が分かる情報を整理する。不足を防ぐ項目だけを必須化し、例外時の扱いを決める手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointリストの列を設計する
業務で入力・検索・集計する項目を洗い出す。文字、数値、日付、選択肢等の型と必須条件を決める手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointリストの日付ずれを調べる
元データ、保存値、表示値とタイムゾーンを確認する。日時を持つ列か日付のみか、連携時の変換を調べる手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointリストの添付を整理する
添付するファイル種別、容量、閲覧者、保管期間を決める。入力方法と後続の通知・取得処理を試す手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointリストの選択肢を見直す
現行の値、表記ゆれ、使われない選択肢を調べる。変更が既存データと集計・自動化に与える影響を確認する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointリンク切れの調査手順
リンク元、リンク先、エラーと発生範囲を記録する。移動・改名・削除・権限変更の履歴を調べる手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePoint運用を別担当へ引き継ぐ
サイト、権限、更新予定、自動化、問い合わせ先を一覧にする。新担当が閲覧・更新・復元・連絡を試す手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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TeamsとSharePointの権限を照合する
対象チーム、チャネル、対応サイトを確認する。チーム種別とメンバー管理の方法を公式要件に照合する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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リストの項目単位権限を使う前に
誰がどの申請・記録を見られるべきかを整理する。権限方式、管理負担、自動化や検索への影響を確認する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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個別ファイルの権限継承を点検する
共有状況と固有の権限を持つ項目を確認する。個別権限が必要な理由と管理担当を整理する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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共同編集中の競合を解消する
各利用者の変更とファイルの保存場所を確認する。上書き前に必要な版を確保して差分を比較する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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削除したSharePointファイルを探す
元の場所、ファイル名、削除時刻と利用者を確認する。ごみ箱等の利用可能な復元先と保持条件を調べる手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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古いお知らせの整理ルールを作る
情報の有効期限、記録として残す必要、参照元を確認する。非表示、アーカイブ、削除の扱いを担当者と決める手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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外部ユーザーが共有ファイルを開けないとき
招待した宛先、利用中のアカウント、エラーを確認する。共有リンクの種類、期限、組織・サイトの制約を調べる手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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大きなファイルの共有方法を確認する
サイズ、種類、相手先、利用期限を確認する。現行の製品上限と組織の共有規程を照合する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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文書名の表記ゆれを減らす
現在のファイル名と利用者の探し方を確認する。日付、文書種別、版など必要な命名要素を決める手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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検索結果に古い情報が出るとき
表示されるタイトル、URL、更新時刻を記録する。現在のページと検索対象、重複ページの有無を確認する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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社内FAQの更新責任を決める
記事ごとに所管部署、最終確認日、有効な手順を確認する。更新の契機と点検周期、代行担当を決める手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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社内FAQの項目を決める
問い合わせ履歴から繰り返す質問と利用者の言葉を集める。質問、短い回答、手順、連絡先を一組にする手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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社内のお知らせを公開前に確認する
対象者、公開日、期限、問い合わせ先を原稿へ記載する。リンク、添付、閲覧権限を一般利用者として確認する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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社内ポータルのナビゲーションを設計する
利用者がよく探す情報と申請先を集める。部署名だけでなく目的別に入口を分類する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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社内ポータルの閲覧実績を読み取る
集計期間、指標の定義、対象ページをそろえる。閲覧数だけでなく利用者の目的と問い合わせを照合する手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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社内資料の正本を一本化する
同じ文書の保存先、版、参照元を調べる。正本の保存先と更新担当、旧版の扱いを決める手順と、対応後の確認ポイントをまとめます。
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SharePointリストに表を貼り付けられないときの確認
依頼内容を表で整理して貼り付けたいのに、行や列が保持されない状態でした。入力する列の設定と、既に保存したデータの状態を分けて確認しました。
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未使用サイトの整理は、削除前の棚卸しから始める
使われていないように見えるサイトでも、業務リンクやアプリの参照先として残っている場合があります。最終更新日だけで停止を決めることはできません。
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社内ポータルを問い合わせの入口として整理する
手順書や案内が個別チャットや複数の場所に分散すると、同じ質問への回答を繰り返し、古い資料へ誘導するおそれがあります。
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