QRコードによる受付・通知を設計するときのポイント

記事の位置づけ：提案・設計ノウハウ

企業・個人・内部構成が特定されないよう、内容を一般化して紹介しています。

背景と課題

来訪や作業の受付を記録し、担当者へ通知する一連の業務を、入力・記録・通知に分けて整理した提案です。

対応・整理した内容

Formsで入力を受け、Power Automateで処理し、SharePointに記録、Teamsへ通知する構成を検討しています。受付時の情報と、退出時の更新を別のイベントとして扱います。

記録で確認できる結果

参照資料は提案段階です。特に退出については人による入力が残る設計であり、入退室がすべて自動で記録される実績としては扱いません。

同じ課題に取り組む際の確認事項

本人・来訪目的の確認、入力できない場合の代替、重複受付、通知漏れ、保管期間、必要なライセンスを確認します。試行時は架空データを用い、担当者まで通知が届くことを確かめます。

対応手順と図解

同じ課題に対応するときの確認手順です。対象環境と権限を確認してから進めてください。

手順 1

受付項目と利用場所、本人確認が必要な範囲を決める。

手順 2

フォームから受付記録と通知へつながる流れを作る。

手順 3

QR読取から重複受付防止と担当者への通知まで試す。

完了の判断

最後の手順で期待する結果が得られたことを記録します。設定変更や処理の受付だけで完了とせず、利用者の操作と実際の結果を確認してください。うまく進まない場合は、停止した手順・発生時刻・対象・確認済みの結果を担当者に伝えます。