手順書を5W1Hと完了確認の観点で見直す

記事の位置づけ：レビュー・改善案作成の記録

企業・個人・内部構成が特定されないよう、内容を一般化して紹介しています。

背景と課題

端末準備の手順書を、初めて担当する人でも実行できる内容になっているか確認した相談です。画面操作が書かれていても、担当や期限、例外時の連絡が不足する場合があります。

対応・整理した内容

過去のChatGPTの履歴では、作業の目的・対象・担当・日時・場所・方法に加え、関連文書、トラブル対応、改訂管理を点検し、追記する項目を一覧にしています。

記録で確認できる結果

確認できたのは手順書のレビューと改善項目の整理です。すべての指摘が修正されたことや現場での検証完了を示すものではありません。特定の点数を普遍的なSOP合格基準として扱いません。

同じ課題に取り組む際の確認事項

手順ごとに入力、実施者、作業、確認結果、異常時の対応をそろえます。修正後は別の担当者が手順に沿って検証し、分からなかった箇所を更新履歴に残します。

対応手順と図解

同じ課題に対応するときの確認手順です。対象環境と権限を確認してから進めてください。

手順 1

誰が・いつ・どこで・何を・なぜ・どう行うかを確認する。

手順 2

曖昧な指示を具体的な入力・操作・判断条件に置き換える。

手順 3

未経験の担当者が手順を再現できるか試す。

完了の判断

最後の手順で期待する結果が得られたことを記録します。設定変更や処理の受付だけで完了とせず、利用者の操作と実際の結果を確認してください。うまく進まない場合は、停止した手順・発生時刻・対象・確認済みの結果を担当者に伝えます。