窓口・責任範囲・代行者を図でそろえる

記事の位置づけ：体制資料作成の記録あり

企業・個人・内部構成が特定されないよう、内容を一般化して紹介しています。

背景と課題

複数の組織が関わる業務では、誰に連絡し、誰が判断し、不在時に誰が引き継ぐかを共有する必要があります。

対応・整理した内容

過去の相談では、双方の窓口、上位の連絡先、主担当と副担当、担当チームを図に整理しました。公開用には実名や取引関係を出さず、連絡経路を明確にする考え方へ一般化しています。

記録で確認できる結果

体制図の作成記録です。実際の契約関係や指示方法が適切であると評価するものではありません。公開原稿では契約形態を推測して断定していません。

同じ課題に取り組む際の確認事項

窓口、業務上の判断者、作業の実施者を区別します。指示・承認の方法は契約に合わせて確認し、異動や参画者変更の際に図と連絡先を更新します。

対応手順と図解

同じ課題に対応するときの確認手順です。対象環境と権限を確認してから進めてください。

手順 1

業務ごとに実施者・判断者・連絡先を確認する。

手順 2

不在時の代理と対応時間を含めて役割表を作る。

手順 3

例外案件でも判断先に到達できるか確認する。

完了の判断

最後の手順で期待する結果が得られたことを記録します。設定変更や処理の受付だけで完了とせず、利用者の操作と実際の結果を確認してください。うまく進まない場合は、停止した手順・発生時刻・対象・確認済みの結果を担当者に伝えます。