Microsoft 365・JSM・freeeの利用停止で業務記録を保全する

退職時の「削除」はサービスによって意味が違います。サインインする権限、個々の業務機能を使う権限、締め処理に必要な過去の記録は別々に扱います。すべてを一括処理すると、不要なアクセスが残るか、必要な業務記録を早く消しすぎるかのどちらかが起こり得ます。

今回の対応

11月8日、Microsoft 365とJira Service Managementで対象が削除済みになったことを確認し、freeeではサービスごとに権限解除を確認しました。給与・勤怠の締めに影響する機能は、依存関係を確認できるまで保留としました。

権限と業務データの二つの軸

例えば会計サービスの操作権限を外せても、給与の締めや勤怠の確定には過去の記録が必要な場合があります。アカウントの状態だけを記録するのではなく、どのサービスでアクセスの停止を見たか、どの業務機能について判断を保留したかを分けて記録します。

状況別の判断と次の対応

「保留」で終わらせない

保留欄には、次に何が確認できたら処理するかを書きます。「給与締め後に、必要な記録を維持してアクセスを停止できる方法を確認する」という書き方なら、後任が作業を再開できます。停止済みのアクセスとの区別もつきます。