今回の二つの資料には、早く着手すること、集中すること、人に任せることなど、仕事の速さに関する工夫が並んでいました。私は、個人が急ぐことに加えて、仕事が途中で止まる理由に目を向けたいと思います。
担当者が速く作業しても、確認待ちや情報不足で止まれば、お客様に届くまでの時間は短くなりません。速さを競う前に、仕事の流れを整えることが必要です。
最初の作業が分かる大きさにする
大きな依頼を受けると、どこから始めるかで迷うことがあります。まず、必要な情報を一つ確認する、構成だけ書く、見本を一つ作るなど、着手できる単位に分けます。
ただし、準備を省けばよいわけではありません。目的や権限、安全性など、先に確かめるべき条件は守る。そのうえで、試しながら分かることを切り分けたいと思います。
集中する時間を、周囲と調整する
自分の予定を確保しても、仲間の相談をすべて断れば、別の仕事が止まるかもしれません。いつ相談できるか、急ぎのときはどう連絡するかを共有します。
会社側も、細かな確認を何度も挟んだり、優先順位の違う依頼を重ねたりしていないかを振り返る必要があります。集中しやすさを、本人の意思の強さだけに任せたくありません。
引き継ぎで、次の人を迷わせない
作業が終わったら、結果だけでなく、確認してほしい点、未確認の点、次の判断が必要な期限を添える。受け取る人が、何をすればよいか分かる形にします。
完成を待つより、途中で確かめた方がよい仕事なら、そのタイミングを先に決めておきます。逆に、外部へ出す前に必要な確認は、曖昧な完成度の目安だけで省略しないことが大切です。
道具の工夫は、繰り返す作業から
ショートカットやひな形は、頻繁に行う作業で役立ちます。ただ、操作を速くする前に、その作業自体が必要か、同じ内容を二度入力していないかも確かめたいと思います。
直感で決める場面があっても、影響の大きい判断では根拠や相談を省かない。速さと確認の両方を、仕事に合わせて考える必要があります。
XEROTTAでも、個人の作業時間だけでなく、依頼から相手が使える状態になるまでを見ていきたいと思います。今日一つ、仕事が止まった場所を確かめる。その改善を重ね、急かすことに頼らず、進めやすい仕事の流れをつくっていきます。
