XEROTTA

BUSINESS PROCESS OUTSOURCING

任せられる業務を明確にし、日々の運用を支える。

手順・役割・承認・対応時間をそろえ、合意した業務を継続して実施するBPO。受付から完了確認、例外対応、改善まで、運用の形を整えます。

業務受入れ審査を見る ↓事例を見る ↓情報確認日：2026年10月30日

UNDERSTAND THE SERVICE

BPOとは

BPO（Business Process Outsourcing／ビジネスプロセスアウトソーシング）は、業務の一部または一連のプロセスを外部に委託する仕組みです。申請受付、内容確認、承認依頼、手配、記録、完了報告などを、合意した手順と役割分担に沿って運用します。担当者個人の経験に頼っていた仕事を、引き継げる業務へ整え、社内担当者が判断や改善に集中しやすい環境を目指します。人事上の判断、支出の決裁、アクセス権限の承認などは、お客様が定めた責任者が行い、実行担当と承認担当を区別します。

01

実施する範囲を決める

業務の単位、処理量、入力・出力、担当、稼働時間、完了条件を合意します。

02

判断と実務を分ける

お客様が担う意思決定・承認と、委託する実務を明確にします。

03

記録を次の改善へ

処理結果、保留、差戻し、残件を記録し、定期的に品質と負荷を確認します。

READINESS REVIEW

業務受入れ審査で、任せる条件をそろえる。

手順書の有無だけでなく、その手順で業務が完了するかを確認します。未整理の項目は責任者・期限を決めて整備し、試行で確認した範囲から受け入れます。

01対象業務と責任範囲

どの依頼を受け付け、どこからどこまでを実施するか。お客様・BPO担当・他の委託先の責任範囲が明確か。

確認する資料・状態

業務一覧、業務の開始・終了条件、役割分担表、対象外作業一覧。

不足している場合

業務を棚卸しし、判断が必要な作業と定型処理を分けて委託範囲を合意します。

02手順書と更新管理

現在の画面・運用に合う手順書があり、担当者以外も再現できるか。作成者、承認者、版、見直し日がわかるか。

確認する資料・状態

承認済み手順書、チェックリスト、改定履歴、代表的な処理の実演記録。

不足している場合

現場へのヒアリングと実演から手順を起こし、試行で再現性を確かめます。

03受付から完了までのワークフロー

受付窓口、分岐条件、担当者への受け渡し、差し戻し、完了判定が明確か。

確認する資料・状態

業務フロー図、申請フォーム、状態一覧、受付・完了通知のひな形。

不足している場合

通常処理と例外処理の流れを描き、担当と状態を紐付けます。

04承認者・代理承認者・決裁条件

申請内容や金額、部署によって誰が承認するか。不在時の代理者と権限範囲が決まっているか。

確認する資料・状態

承認経路表、決裁基準、代理者一覧、承認証跡の保存方法。

不足している場合

お客様に承認責任者と条件を定義いただき、承認を確認してから実施する運用を整えます。

05標準稼働時間と連絡体制

受付・処理を行う曜日、営業時間、休日、タイムゾーンが明確か。時間外依頼の扱いが決まっているか。

確認する資料・状態

稼働カレンダー、受付時間表、時間外の連絡・翌営業日への繰越ルール。

不足している場合

通常の対応時間を合意し、時間外の作業が必要な業務は別途対応方法を設計します。

06標準処理時間と期限

1件あたりの標準的な作業時間と、受付から完了までの期限を区別しているか。承認待ち・情報待ちをどう計測するか。

確認する資料・状態

処理時間の実測記録、業務別の期限、締切時刻、待機時間・差し戻し時の計測ルール。

不足している場合

代表的な案件を試行し、作業時間・待ち時間・繁忙時の余裕を踏まえて基準を決めます。

07入力・出力と必要情報

受付に必要な項目、確認する正本、成果物の形式、提出先が明確か。情報不足のまま進める処理がないか。

確認する資料・状態

入力フォーム、必須項目一覧、参照元台帳、成果物テンプレート、記入例。

不足している場合

入力と出力をテンプレート化し、不備の確認・差し戻し条件を定めます。

08件数・繁忙期・優先順位

通常件数、ピーク時の件数、締め日、同時処理の上限が把握できているか。緊急案件の優先順位は明確か。

確認する資料・状態

過去の受付実績、年間業務カレンダー、案件区分、増員・受付調整の相談基準。

不足している場合

一定期間の件数を記録し、処理能力と優先順位に合わせて受入れ計画を組みます。

09例外・中断・エスカレーション

対象外依頼、承認遅延、システム停止、誤処理などで誰に連絡し、どの条件で中断・再開するか。

確認する資料・状態

例外一覧、連絡先と代替連絡先、判断期限、中断・復旧・再処理の手順。

不足している場合

想定する例外を整理し、担当者が独断で進めず判断を依頼できる窓口を設けます。

10アクセス権と情報の取扱い

必要な情報と権限を絞れるか。利用端末、接続方法、保存先、持出し、保管期限、終了時の削除・返却を定めているか。

確認する資料・状態

アカウント・権限一覧、情報分類、保存・共有ルール、権限申請と廃止の手順。

不足している場合

情報の流れを確認し、必要なアクセス権と取扱方法の合意後に実データを用いた処理を開始します。

11品質・証跡・完了条件

正確性、期限、照合項目、二者確認が必要な作業、完了としてよい条件が定義されているか。

確認する資料・状態

検品基準、作業ログ、照合記録、完了報告書、品質指標と定例報告のひな形。

不足している場合

業務ごとの完了条件を定め、誤処理が起きた場合の修正・再確認も含めて検証します。

12試行・引継ぎ・継続体制

本番移管前に試行できるか。代替担当、変更管理、契約終了時の業務・データの引継ぎ方法があるか。

確認する資料・状態

移管計画、試行結果、教育記録、代替体制、変更受付・引継ぎ手順。

不足している場合

小さな範囲で試行し、未解決事項を解消してから対象業務を段階的に広げます。

稼働する時間帯と、1件の標準作業時間は別に定義します。

受付・対応する曜日と時間、締切、休日、緊急時の扱いに加え、処理1件あたりの標準作業時間と想定件数を確認します。承認待ちを含む完了までの時間も分けて測り、必要な体制を見積もります。

TRANSITION TO OPERATION

審査から、試行・本番運用へ。

  1. 01 / 業務を見える化

    現行資料と実際の作業を照らし合わせ、業務一覧、件数、担当者、承認者、時間帯、例外を整理します。手順書上の流れと現場の運用が違う箇所も記録します。

  2. 02 / 受入れ条件を確認

    各審査項目について、根拠資料と現場確認の結果を残します。不足事項には担当者と期限を設定し、委託できる範囲・先に整備する範囲を分けます。

  3. 03 / 試行して合意

    代表的な通常案件と例外案件を試行し、作業時間、待ち時間、品質、証跡、連絡体制を検証します。その結果をもとに受入れ範囲と開始条件を合意します。

  4. 04 / 移管して改善

    段階的に業務を移管し、受付件数、滞留、差し戻し、誤処理、期限達成状況を定期的に確認します。業務変更は影響と手順を確認してから取り込みます。

受入れ可

対象業務について必要な手順、承認経路、権限、稼働条件、完了基準が揃い、試行で処理できることを確認した状態です。合意した範囲から運用を開始します。

条件付き受入れ

限定した範囲では運用できるものの、一部に整備事項が残る状態です。対象外の作業、不足事項の解消期限、暫定手順、判断窓口を明示して開始可否を合意します。

整備後に再審査

承認者や必要情報が不明、処理を再現できない、必要なアクセスを安全に付与できないなど、運用条件が整っていない状態です。業務標準化や権限整備を進めてから再確認します。

FOUR BPO EXAMPLES

日々の業務を、どこまで任せられるか。

以下は、XEROTTAが実際に実施した支援の事例です。守秘義務に配慮し、お客様の名称は非公開としています。対象・権限・作業場所・稼働時間・費用・提供条件は、個別に確認します。

実施事例 01 / XEROTTA作成

インターン対応

複数部署で実施するインターンについて、参加決定後の案内、日程調整、準備、記録、終了処理を一元化する運用例です。XEROTTAが実際に支援した業務です。

業務開始のきっかけ

お客様の採用・受入れ担当が参加者と実施条件を確定し、承認済みの受入れ依頼を登録する。

受け取る情報・準備するもの

  • 承認済み参加者情報、実施期間、受入れ部署・責任者
  • 当日の予定、集合場所、連絡先、案内文面
  • 貸与物・アカウントの要否と承認済み権限
  • 提出物、確認項目、情報の保管・削除ルール

受付から完了までの運用

  1. 01
    受入れ依頼を確認

    参加者、期間、担当部署、連絡先、必要な準備を確認し、案件ごとに受付番号と準備期限を付けます。不足情報は受入れ責任者へ差し戻します。

  2. 02
    日程・案内を調整

    承認済みのテンプレートで集合案内、当日の予定、必要書類を案内し、回答状況を一覧化します。日時変更は責任者の確認後に反映します。

  3. 03
    環境と貸与物を準備

    座席、入館方法、PC、利用アカウントなどの準備を担当部署へ依頼します。権限は承認された範囲・有効期間で設定し、受渡し記録を残します。

  4. 04
    実施中の事務を支援

    出欠や提出物の状況を整理し、未提出・連絡不通などの例外を受入れ担当へ連絡します。参加者からの問い合わせはFAQと判断窓口に振り分けます。

  5. 05
    終了処理を確認

    貸与物の返却、アカウントの利用終了、回収物を確認します。未返却や継続利用の要望は担当者へ判断を依頼し、勝手に完了扱いにしません。

  6. 06
    結果を報告・改善

    受付から終了までの記録と未解決事項を報告し、案内漏れや準備遅延の原因を次回のチェックリストへ反映します。

お客様が判断・承認すること

  • 参加者の選考、受入れ可否、配置、実施条件の決定
  • 評価、採用判断、参加者への個別対応方針
  • 利用権限・例外対応・期間変更の承認

納品・記録するもの

  • 参加者別の準備・実施・終了チェックリスト
  • 案内・回答・提出物の管理記録
  • 貸与物とアカウントの開始・終了記録
  • 未対応事項を含む終了報告

例外時の扱い

  • 参加辞退、日程変更、欠席、連絡不通
  • 個別配慮が必要な相談や標準案内では回答できない問い合わせ
  • 貸与物の紛失・破損、終了後の未返却

品質・処理状況を測る指標

  • 開始日までの準備完了率
  • 案内・提出物の未対応件数と滞留日数
  • 終了日後に残る貸与物・権限の未処理件数

FAQ

BPOのよくあるご質問

手順書がない業務も相談できますか？

業務の棚卸しと手順書の作成から検討できます。現場での作業を確認し、入力・出力、承認者、例外を整理したうえで試行します。手順を再現できることと受入れ条件を確認してから、運用の移管範囲を決めます。

どこまでを委託でき、何を社内に残しますか？

受付、内容確認、承認依頼、合意済み手順に基づく実行、記録、報告などを対象にできます。採用や退職の判断、支出決裁、権限付与の承認など、お客様が指定する判断は社内責任者が行います。業務ごとに役割分担表で境界を明確にします。

標準稼働時間と標準処理時間はどう違いますか？

標準稼働時間は、業務を受け付けて処理する曜日・時間帯・休日・タイムゾーンです。標準処理時間は1件の作業に要する目安で、受付から完了までの期限とは区別します。承認待ちや情報待ちを含めるかも合意し、実際の記録から見直します。

急ぎの依頼や、手順にない依頼はどう扱いますか？

緊急度と期限を確認し、合意した優先順位・連絡先に従って判断を依頼します。対象外作業は必要な承認、手順、体制を確認してから対応可否を決めます。時間外対応を含む提供条件は個別に合意します。

個人情報や社内システムへのアクセスはどう管理しますか？

業務に必要な情報と権限を洗い出し、利用端末、接続方法、保存先、共有先、保管期間、返却・削除方法を定めます。担当者の異動・離任時の権限停止や作業記録の確認も、開始前に手順へ組み込みます。

BPOの効果は何で測りますか？

受付件数、作業時間、完了までの日数、期限達成率、差し戻し率、誤処理件数、残件の滞留日数などを業務に合わせて設定します。移管前後で件数や対象範囲、繁忙期の違いを揃えて比較し、作業削減と承認待ちの改善を分けて評価します。掲載事例は当社が実際に実施した支援です。成果は個別に確認した範囲で示しています。

一部の業務から開始し、後で社内へ戻すこともできますか？

特定部署や限定した業務から試行し、品質と処理能力を確認しながら対象を広げる進め方ができます。開始時に手順書・台帳・作業記録の管理と引継ぎ方法を決めておくことで、担当変更や社内への移管にも備えられます。

出典・参考情報

業務の説明・受入れ条件と、当社が実際に実施した支援事例を掲載しています。業務プロセスや運用設計の考え方には以下の公開資料を参考にしています。

XEROTTA SUPPORT

任せる前の整理から、ご相談ください。

現在の業務・手順・処理量・お困りごとを伺い、
対象、役割、進め方、費用、提供条件を個別にご案内します。

BPOについて相談する →業務標準化の流れを見る業務自動化ツールを見る