01 / BUSINESS MANNERS
何のために行い、どう行動するかを学ぶ。
受付や電話の役割は、全ての質問にその場で答えることではありません。相手の用件を正しく受け取り、必要な確認をして、対応できる担当へつなぐことです。急かされても、分からないことを作り話で埋めません。
学習目標と確認ポイント詳しく見る
- 来客・電話の相手と用件を落ち着いて確認できる。
- 担当の予定や個人情報を安易に伝えず、適切に取り次げる。
- 保留・折り返し・伝言を相手と確認できる。
- 自分で判断できない依頼を、担当へ引き継げる。
基本を読み、アニメで場面を追い、具体例と練習で考えます。最後に、自分の仕事に置き換えた実践メモを書きましょう。
音声はありません。回答と入力は外部へ送信せず、自動保存もしません。ページを閉じると消えます。記載の会話・会社・人物は学習用の架空の例です。実務では職場の規定や担当者の案内を確認してください。
02 / BUSINESS MANNERS
まず、判断の土台をつくる。
1. 最初に名乗り、相手の名前と用件を確かめる
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電話を受けたら会社名と自分の名前を、職場で決めた表現で伝えます。相手の会社名、名前、担当者名、用件を確認します。聞き取れないときは、推測せず丁寧に聞き直します。
「お電話ありがとうございます。XEROTTAのアオイです」「恐れ入ります。会社名とお名前をもう一度伺ってもよろしいでしょうか」。必要以上の個人情報は集めません。
2. 来客は予約・担当を確認して案内する
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来訪の目的と訪問先を確かめ、職場の受付・入館手順に従います。予約を知らない場合も、本人の説明だけで執務室へ案内せず、担当者へ確認します。入館証や記録が必要なら案内に従います。
「ご来訪ありがとうございます。お名前とお約束の担当者を伺えますか。担当へ確認いたしますので、こちらでお待ちください」。待つ場所と次の対応を示します。
3. 保留にする前に、一言伝える
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担当の在席や対応可否を確認する間は、相手に保留の理由を伝えます。確認が長引くなら、一度戻って状況を説明し、待つか折り返すかを相談します。放置したままにしません。
「担当に確認いたします。少々お待ちいただけますか」。保留や転送の操作は、使う電話機の手順を事前に確認しておきます。
4. 不在時は、公開してよい情報だけ伝える
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相手に担当者の私的な連絡先、詳細な予定、現在地などを安易に伝えません。在席情報の伝え方も職場のルールを確認します。戻り時刻が不明なら、推測で約束しません。
「担当はただいま対応できません。ご用件を承り、折り返しの希望を伝えてもよろしいでしょうか」。折り返す人の対応可否が未確認なら、「必ず10分以内」と断定しません。
5. 伝言は、相手・用件・希望・連絡先を確認する
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担当者が次に連絡できる情報を、必要な範囲で残します。会社名、名前、要点、受電時刻、折り返しの希望、必要な連絡先を確認します。数字や固有名詞は、相手と復唱して確かめます。
「折り返し先は03から始まる○○、本日16時までのご連絡をご希望ですね」と確認します。希望時刻を伝えることと、その時刻での対応を約束することは別です。
6. 担当へ引き継ぎ、受け渡しを確認する
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聞いた用件は、職場の承認された方法で必要な担当へ伝えます。「電話がありました」だけでなく、要点と希望を添えます。急ぎや苦情の連絡は、決められた優先経路へ回します。
相手が怒っている場合も、できない約束や責任の断定をして収めようとしません。事実を確認して担当へつなぎ、危険や威圧がある場合は安全を優先して責任者を呼びます。
自分が相手の立場なら、どの情報があれば安心して次の行動へ進めるでしょうか。六つの基本から、すぐに使えそうなものを一つ選び、理由を言葉にしてください。
03 / BUSINESS MANNERS
仕事のアニメ：判断と行動の流れを追う。
架空の新人・アオイさんの場面です。最初の困りごとから、確認、相談、対応までを順に見ます。相手を責めるのではなく、次に何を確認し、どう伝えるとよいかに注目してください。
「○○会社のサトウです。ミナトさんをお願いします」
約12秒ごとに場面が切り替わります。再生中も一時停止でき、「前へ」「次へ」で自分のペースで読めます。最終場面で停止します。
アニメの内容をまとめて文章で読む
1. 取引先から電話
相手：「○○会社のサトウです。ミナトさんをお願いします」
会社名と名前、担当を確認します。聞こえなかった箇所は聞き直します。
2. 担当の対応を確認
アオイ：「○○会社のサトウ様ですね。担当へ確認いたしますので、少々お待ちください」
保留前に目的を伝えます。周囲の会話がそのまま相手に聞こえないよう、手順を守ります。
3. すぐにつなげない
アオイ：担当は対応中で、終了時刻は分かりません。
戻りや終了時刻を想像して伝えたり、会議内容を明かしたりしません。
4. 希望を尋ねる
アオイ：「ただいま担当は対応できません。ご用件を承り、折り返しの希望を伝えてもよろしいでしょうか」
担当者の対応を約束する前に、用件と希望を伺います。
5. 伝言を復唱
相手：「資料の納期確認です。本日16時までに、この電話番号へ連絡をお願いします」
アオイさんは会社名・名前・納期の確認・希望時刻・連絡先を復唱しました。
6. 担当へ引継ぎ
アオイ：「14時20分、サトウ様より納期確認のお電話。16時までの折り返しをご希望です。連絡先は確認済みです」
受け取る人が次に何をするか分かる伝言にします。必要なら受領したかも確認します。
言い方と行動を、具体例で比べる。詳しく見る
04 / BUSINESS MANNERS
例文をそのまま使うだけでなく、相手、時刻、対象、権限を自分の場面に置き換えてください。敬語の形だけでなく、仕事が進む情報があるかを確かめます。
担当不在時
行き違いが起きやすい例
「ミナトは○○病院へ行っています。携帯番号は…」。
目的に沿って整えた例
「担当はただいま対応できません。ご用件と折り返しのご希望を伺えますか」
私的な予定や個人の連絡先を明かさず、仕事に必要な取り次ぎをします。
予約が見つからない来客
行き違いが起きやすい例
「聞いていませんので帰ってください」。
目的に沿って整えた例
「確認いたしますので、恐れ入りますがこちらでお待ちください。お名前と訪問先の担当者を伺えますか」
来訪者を責めず、受付手順に沿って確認します。担当の確認なく入室を許可しません。
05 / BUSINESS MANNERS
日常の例：家族宛ての電話を受ける
職場の形式がなくても、相手を尊重し、必要なことを確認する考え方は共通です。仕事で学んだことが、日常のどんな場面につながるか考えてみましょう。
家族宛てに電話があり、「今どこですか」と尋ねられました。
約12秒ごとに場面が切り替わります。再生中も一時停止でき、「前へ」「次へ」で自分のペースで読めます。最終場面で停止します。
アニメの内容をまとめて文章で読む
1. 知らない相手
日常の場面：家族宛てに電話があり、「今どこですか」と尋ねられました。
相手の主張だけで、家族の居場所や予定を伝えません。
2. 用件を確認
日常の場面：名前と用件を伺い、取り次げるか確認します。
知る必要がある情報かを考えます。
3. 勝手に約束しない
日常の場面：本人がいつ返事できるか分からないため、連絡希望を伝えると答えます。
本人の意思や予定を、自分だけで確約しません。
4. 本人へ渡す
日常の場面：必要な範囲の伝言を本人へ伝え、不審なら公式な窓口で確認します。
知らない連絡先へ、そのまま個人情報を返さないようにします。
06 / BUSINESS MANNERS
場面を読んで、対応を選ぼう。
全3場面です。選択後に、理由と適切な対応が表示されます。選び直せます。正解の番号ではなく、判断の理由を理解しましょう。
迷いやすいことを、整理する。詳しく見る
07 / BUSINESS MANNERS
電話は何回以内に取るべきですか？
職場の基準を確認します。回数だけに気を取られて会社名を誤ったり、危険な作業中に無理に出たりしません。出られないときの分担も確認します。
知らない専門用語を尋ねられました。
分かったふりをせず、用件をできる範囲で正確に受け取り、適切な担当へ確認します。値段や納期、契約内容を権限なく約束しません。
電話番号を聞き間違えそうです。
区切って復唱し、相手に確認してもらいます。用件と一緒に承認された伝言先へ記録し、机の見える場所などに放置しません。
08 / BUSINESS MANNERS
確認問題：理由まで説明できるかな？
全5問です。各問で一つ選ぶと解説が表示されます。学習のための確認であり、会社の人事評価や正式な修了認定には使いません。
回答済み 0 / 5問
09 / BUSINESS MANNERS
自分の仕事で使う、実践メモをつくる。
これから起こりそうな場面を一つ選び、行動を具体化しましょう。実際の顧客情報、個人情報、秘密情報、パスワードは入力しないでください。
入力は自動保存されません。残したい場合は、自分でコピーしてください。コピー機能を利用できない環境では、表示されたまとめを選択してコピーできます。
行動に移す前の確認
10 / BUSINESS MANNERS
小さな確認を、仕事の信頼につなげる。
受付や電話の役割は、全ての質問にその場で答えることではありません。相手の用件を正しく受け取り、必要な確認をして、対応できる担当へつなぐことです。急かされても、分からないことを作り話で埋めません。
- 来客・電話の相手と用件を落ち着いて確認できる。
- 担当の予定や個人情報を安易に伝えず、適切に取り次げる。
- 保留・折り返し・伝言を相手と確認できる。
- 自分で判断できない依頼を、担当へ引き継げる。
実践メモから一つ選び、次の仕事で試してください。終わったら「相手に伝わったか」「次に何を変えるか」を振り返りましょう。