考えなければならないことが重なると、同じことを頭の中で繰り返してしまうことがあります。そんなとき、私は、考えている内容を外に出し、分けて眺めるという方法を大切にしたいと思います。
紙に書けば悩みが必ず解決するわけでも、夢が実現するわけでもありません。ただ、曖昧なまま抱えていたことを、話し合える形や、取り組める大きさにする助けにはなり得ます。
事実と気持ちを、同じ欄に詰め込まない
たとえば、予定していた作業が遅れているとき。「遅れている」という事実と、「期待に応えられないのでは」という心配は、分けて書くことができます。
いつまでに何が必要か。どこが止まっているか。まだ確認できていないことは何か。気になることを否定せずに書き出し、仕事として確認すべき点を整理していきます。
自分で選べる行動を、一つ決める
相手の判断や、すぐには変えられない条件もあります。その中で、今日できる確認や、相談する相手を一つ決める。
「仕組みをよくする」という大きな目標なら、まず一つの業務の流れを書く。担当者と、入力、確認、出力を並べ、重複している場所を探す。紙でもデジタルでも、見える形にすることで、次に確かめることを具体化できます。
書いた後に、見直す時間を置く
記録を増やすだけでは、仕事は進みません。見直す日時を決め、対応したこと、保留したこと、別の方法が必要なことを整理する必要があります。
従業員やお客様に関する情報を書く場合には、保管場所と共有範囲にも配慮します。考えを整理するための記録が、不要な個人情報の拡散につながらないようにしたいものです。
XEROTTAの仕事でも、頭の中だけにある知識を、他の人が確認できる手順へ変えることを大切にしたいと思います。
書くことを、願いをかなえる儀式ではなく、判断と行動を助ける道具にする。一枚のメモからでも、次の一歩を明確にしていきます。
