Teams検索とPurview eDiscoveryで、検索できた範囲を説明する

特定の語にヒットしなかったとき、まず確認したいのは「どの範囲でヒットしなかったか」です。Teamsの通常検索と、Purviewの既存ケースに保存された検索では、検索する主体も場所も異なります。両方で数字が表示されても、そのまま足し合わせたり、一方を組織全体の結果として報告したりはできません。

今回の対応

10月30日から31日に、Teamsの通常検索とMicrosoft Purviewの管理画面を確認しました。管理者の実効権限、既存のeDiscovery検索の対象、表示された検索結果を照合しました。今回、新しい全社検索や検索結果のエクスポートは実施していません。

検索件数の説明に必要な四項目

対象場所、期間、条件、結果の種類を一組にします。例えば既存検索で件数を見られても、自分でその条件を変更・実行できる権限まで持つとは限りません。逆に管理者ロール名を確認できても、対象のケースにアクセスして検索した事実は示せません。実効権限と、実際に開いた検索の設定を対応付けます。

状況別の判断と次の対応

照会への回答例

「対象の既存検索について、対象場所と結果の表示を確認した。新たな全社検索は行っていない」と書けば、回答を受ける側が追加調査の要否を判断できます。検索結果に表れないことを、記録が最初から存在しない証拠にしないのが要点です。