提出窓口の統一と集計作業を組み合わせる

記事の位置づけ：作成完了・効果測定前

企業・個人・内部構成が特定されないよう、内容を一般化して紹介しています。

背景と課題

提出先や書式が分かれていると、月次資料をそろえるまでに確認や転記が増えます。集計の自動化だけでなく、入力の入口も見直す必要があります。

対応・整理した内容

業務月次資料には、提出窓口をkintoneへまとめ、VBAによる集計を準備した取り組みが記録されています。入力項目、締切、確認担当と集計処理を組み合わせています。

記録で確認できる結果

資料には対応完了の記載と翌月からの運用予定の両方があります。そのため、作成・準備の完了として扱い、運用後の時間削減やミス削減は実績化しません。

同じ課題に取り組む際の確認事項

提出済み・未提出・差戻しを区別し、元データと集計結果が照合できるようにします。運用開始後に手作業が残った箇所を確認し、例外の処理方法を更新します。

対応手順と図解

同じ課題に対応するときの確認手順です。対象環境と権限を確認してから進めてください。

手順 1

必要項目・対象期間・単位・提出先を揃える。

手順 2

入力例と提出期限を共通の依頼にまとめる。

手順 3

回収後に欠落・重複・集計期間のずれを確認する。

完了の判断

最後の手順で期待する結果が得られたことを記録します。設定変更や処理の受付だけで完了とせず、利用者の操作と実際の結果を確認してください。うまく進まない場合は、停止した手順・発生時刻・対象・確認済みの結果を担当者に伝えます。