今回手にした資料は、中尾ゆうすけ氏の『入社1年目から差がついていた！ 頭がいい人の仕事は何が違うのか？』です。表紙には、メモ、資料作成、優先順位、メール、報連相など、日々の仕事に身近なテーマが並んでいます。
これまでの資料も踏まえ、私が考えたいのは、毎日の仕事の進め方です。大きな成果を目指すときほど、その土台となる小さな習慣を見直す意味があると思います。
メモは、次の行動を明確にするために
話を聞いて、その場では理解できたつもりでも、後から期限や担当が曖昧になることがあります。
メモには、決まったこと、自分が行うこと、期限、未確認の点を残しておく。そして、認識が合っているかをその場で確かめる。
書いた量だけではなく、後から仕事を進められる記録になっているか。この視点を大切にしたいと思います。
資料は、相手が使う場面から考える
資料を作るときには、誰が、何のために使うのかを確かめることが出発点です。
状況を共有する資料と、判断を求める資料では、必要な構成が違います。結論を先に置く、比較条件をそろえる、根拠を示す。相手の使い方に合わせた工夫が、読み手の負担を減らします。
見栄えを整えることも大切ですが、まず、次の判断や行動につながる内容をそろえることを意識したいと思います。
優先順位は、周囲への影響も含めて決める
目の前に仕事が重なると、取りかかりやすいものから進めたくなることがあります。
そんなときは、期限に加えて、「誰がこの結果を待っているか」「遅れると何が止まるか」を考える。自分の作業を終えることが、仲間やお客様の次の仕事につながっている場合もあるからです。
すべてを予定どおりに進めることが難しければ、早めに相談して優先順位をそろえる。抱え込まずに調整することも、仕事を進める力の一つです。
共有は、相手が判断できる形にする
報告や相談では、状況、困っている点、自分の考え、判断してほしいことを整理すると、相手が対応しやすくなります。
特に、遅れや問題の兆しは、早く共有するほど取れる対応が増えます。経営者として私自身も、問題を早く知らせてくれた人を責めるのではなく、次にどうするかを一緒に考える姿勢を持ちたいと思います。
個人の工夫を、会社の習慣へ
こうした工夫を、本人の注意力だけに任せるのは十分ではありません。メモのひな形や資料の見本、相談するタイミングなど、会社として支えられることがあります。
うまくいった方法を共有し、使いづらければ見直す。新人にも経験者にも、迷ったときに確かめられるものを用意する。その積み重ねが、仕事の進めやすい組織につながると思います。
明日の仕事で、一つだけ変えてみる。依頼を受けたら目的を確認する。会議の最後に担当と期限をそろえる。共有するメールの冒頭に要点を書く。
小さな工夫を続けることが、周囲の安心につながり、やがて信頼になります。私自身も日々の仕事を振り返りながら、仲間とともに、その習慣を育てていきたいと思います。
参考：中尾ゆうすけ『入社1年目から差がついていた！ 頭がいい人の仕事は何が違うのか？』（すばる舎）。提供された表紙とこれまでの抜粋をきっかけにした所感であり、書籍全体の要約ではありません。
