毎日、一生懸命に仕事をしている。それでも、思ったように進まない。やり直しが発生したり、締め切り間際に慌ただしくなったりする。
そんなとき、私たちは「もっと頑張らなければ」と考えがちです。しかし、経営者として大切にしたいのは、努力を増やすことだけでなく、努力が成果につながる仕事の進め方を整えることです。
その基本が、PDCAです。
最初に確かめたいのは「何のための仕事か」
仕事に取りかかる前に、まず確認したいことがあります。
「誰のために、何を実現する仕事なのか」
「どの程度の仕上がりが求められているのか」
例えば、社内で判断するための資料と、お客様に提出する提案書では、必要な内容も仕上げ方も違います。目的を確かめずに細部を磨いても、求められる成果から離れてしまうことがあります。
引き受ける段階で、仕事の範囲や分量、納期を共有する。そして、目的に合った品質を確認する。このひと手間が、後の行き違いを減らします。
計画とは、成果までの道筋を描くこと
PDCAの出発点は、P、計画です。
計画というと、大がかりな計画書を想像するかもしれません。しかし、日々の仕事で必要なのは、取りかかる前に進め方を整理することです。
- 何を、どの順番で進めるか
- いつまでに、どこまで終えるか
- どの段階で、誰に確認してもらうか
納期から逆算し、確認や修正に必要な時間も見込んでおく。そうすれば、途中で問題が見つかっても対応しやすくなります。
忙しいときほど、すぐに手を動かしたくなります。だからこそ、一度立ち止まり、段取りを確かめる習慣を大切にしたいと思います。
実行した後に、成長の機会がある
計画を立てたら、D、実行に移ります。実際に動くと、予定どおりに進むこともあれば、想定外のことも起こります。
そこで欠かせないのが、C、確認です。
「どこがうまくいったのか」
「なぜ時間がかかったのか」
「やり直しを減らすには、何が必要だったのか」
振り返りは、誰かを責めるために行うものではありません。次の仕事を、もっと進めやすくするために行うものです。
そして、気づきをA、改善につなげます。確認のタイミングを早める。作業の順番を変える。抜けやすい項目をチェックリストにする。小さくても、次の行動が変わることに意味があります。
経験は、振り返り、次に生かすことで財産になります。
個人の工夫を、会社の力へ
経営者である私自身も、「早くやってほしい」と伝えるだけでは十分ではありません。目的や優先順位を明確にし、相談や確認ができる環境を整える責任があります。
一人が見つけた工夫を、仲間と共有する。その積み重ねが、会社全体の仕事の質を高めていくはずです。
今日の仕事を始める前に、ほんの少しだけ、目的と段取りを確認する。そして、終えた後には、次に生かせる気づきを一つ残す。
そんな日々の習慣を、私自身も大切にしていきたいと思います。
