要件定義（初期整理）
契約書式の原本管理の対象を決める
1人日・8時間 50,000円（税別・参考）
- 8時間の初期整理で契約関連書式50件を確認し、契約関連書式50件までを承認済み/改訂案の2ビューで管理し、版表示を統一する範囲と未確定事項を合意する。
- 書式主管の指定表を基に「承認原本の取得」「改訂案の誤利用」の受入条件を決め、追加の全社調査を切り分ける。
お渡しするもの
契約書式の原本管理の対象・受入条件・判断担当をまとめた初期合意票
支援例・参考費用 ／ 商社 ／ 承認済み書式
営業が使う契約関連書式の版を統一する
限定した対象・作業範囲の支援例です。実在顧客の導入実績や実績価格ではなく、正式見積前の参考情報です。
初期役務費の参考合計（税別）
400,000円
下記5工程の合計です。1人日8時間・50,000円の参考単価で、延べ8人日（64時間）を想定しています。工数は納期や成果の保証ではありません。
機器・ライセンス・クラウド利用料・交通費・外部ベンダー費等は別途。対象範囲・前提条件を確認して正式にお見積りします。
この金額で想定する対象範囲
- 参考想定：契約関連書式50件までを承認済み/改訂案の2ビューで管理し、版表示を統一
- 参考想定：1ライブラリ・最大5属性・既存文書50件・3権限群の分類と版管理を設定
- 参考想定：一般利用者・編集者・管理者の3権限群で代表10操作を確認し、更新/例外対応手順1本と担当者向け引継ぎ1回を実施
初期費用の内訳
| 工程 | 参考工数 | 費用 |
|---|---|---|
| 要件定義（初期整理） | 1人日 | 50,000円 |
| 設計 | 2人日 | 100,000円 |
| 設定・構築・作成 | 3人日 | 150,000円 |
| テスト・レビュー | 1.5人日 | 75,000円 |
| リリース・引継ぎ | 0.5人日 | 25,000円 |
| 初期合計 | 8人日 | 400,000円 |
要件定義50,000円は対象・受入条件の初期整理8時間分です。全体の費用ではなく、全社調査や詳細要件定義の完了を保証するものでもありません。
月次役務費（初期費用とは別）
この参考概算に月次役務は含みません。継続運用が無料、または不要という意味ではありません。必要な支援範囲を確認して別途お見積りします。
SUPPORT GUIDE
支援の進め方とお渡しするもの
契約書式の原本管理のモデル支援プランとして、承認済み原本と改訂案を照合し、営業が取得する書式と検討中書式の識別方法を決めます。初期支援は契約関連書式50件までを承認済み/改訂案の2ビューで管理し、版表示を統一する範囲とし、承認原本の入口を受入時に確認します。
限定条件を置いた支援の進め方の例です。実在顧客の実績・実績価格・実測成果ではありません。
最初にご用意いただく資料
- 契約関連書式50件
- 契約書式ライブラリへ反映する対象と現状の差分を特定する
- 版・承認記録
- 書式用途と状態の内容・根拠を照合する
- 書式主管の指定表
- 契約書式管理者が判断すべき公開条件・例外と受入結果を確定する
5工程で行うこと
工程ごとに、作業・確認・成果物を分けて整理しています。以下の工数と費用は上記の参考内訳と同じです。
設計
契約書式の原本管理の扱いを設計する
2人日・16時間 100,000円（税別・参考）
- 承認済み原本と改訂案を照合し、営業が取得する書式と検討中書式の識別方法を決める。
- 最大5属性の版・状態・担当と2ビューを設計し、表示区分とアクセス制御を分ける。
お渡しするもの
契約書式ライブラリの構成と書式用途・状態の設計票
設定・構築・作成
合意した対象へ反映する
3人日・24時間 150,000円（税別・参考）
- 50件までの書式へ版表示と承認状態を登録し、承認済み／改訂案の2ビューを設定する。
- 版管理と3権限群を反映し、原本取得の導線と差替え時の確認事項を整える。
お渡しするもの
契約書式ライブラリの設定・作成結果と変更前後の対応記録
テスト・レビュー
承認原本の入口を照合する
1.5人日・12時間 75,000円（税別・参考）
- 営業利用者が書式用途から原本を開き、主管指定の版と照合する。
- 改訂案を試験登録し、一般利用者の案内と直接参照を点検する。併せて試験書式を前版へ復元し、状態と表示版を確認する。
お渡しするもの
契約書式の原本管理の正常・例外・復帰または境界確認記録
リリース・引継ぎ
対象を限定して引き継ぐ
0.5人日・4時間 25,000円（税別・参考）
- 受入結果と変更前の記録を確認し、合意した対象に限って契約書式ライブラリの公開・利用開始を判断する。
- 契約書式管理者へ見積範囲の引継ぎを行い、「差替えを管理」の実施方法と未解決事項の連絡先を確認する。
お渡しするもの
承認原本の入口の受入記録と運用・例外対応の引継ぎ記録
構成と確認手順のイメージ
図は支援内容を説明するための例です。実際のお客様の環境・画面・成果を示すものではありません。
図を拡大して見る ↗
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設計・記録の具体例
契約書式の原本管理の記録・設定例（説明用。名称と値は合意して確定）
- 書式用途
- 基本取引用
説明用の分類
- 状態
- 承認済み／改訂案
本文の法務判断は行わない
- 改訂識別
- 主管指定の版
ファイル名と一覧をそろえる
- 管理担当
- 契約書式管理者
原本の選定者を明確化
受入時に確認すること
実測結果の紹介ではなく、実施時に確認する試験の例です。
CHECK 01
承認原本の取得
- 確認方法
- 営業利用者が書式用途から原本を開き、主管指定の版と照合する。
- 判断できる状態
- 承認済みの現行書式を取得できる。
CHECK 02
改訂案の誤利用
- 確認方法
- 改訂案を試験登録し、一般利用者の案内と直接参照を点検する。
- 判断できる状態
- 改訂案が承認済みとして案内されず権限表に従う。
CHECK 03
誤差替えの復帰
- 確認方法
- 試験書式を前版へ復元し、状態と表示版を確認する。
- 判断できる状態
- 本文の法務判断を加えず承認済み状態へ戻せる。
引継ぎ資料と担当範囲
- 契約書式の原本管理の対象表：契約関連書式50件と対象外・保留事項の対応
- 契約書式ライブラリの設計・変更記録：書式用途、状態と反映先
- 受入確認記録：「承認原本の取得」「改訂案の誤利用」「誤差替えの復帰」の実施結果
- 更新・例外対応手順：契約書式管理者の確認箇所、元の内容への復帰または未確定事項の保留、問い合わせ先
XEROTTAが行うこと
- 契約関連書式50件を基に契約書式ライブラリの設計・設定または文書作成を行う
- 合意した受入テストを記録し、契約書式管理者へ更新・例外対応を説明する
お客様にお願いすること
- 版・承認記録と書式主管の指定表を提供し、掲載の正しさ・権限・利用条件を判断する
- 契約書式管理者と試験担当を用意し、保留事項の扱いと受入可否を決める
注意点と対象範囲の境界
- 端末上の旧コピーは一括回収できないため、原本から取得する運用を説明する。
- 承認状態の登録は法的な有効性の保証ではないため、主管承認の根拠と対応させる。
初期価格に含む参考範囲は次のとおりです。「契約関連書式50件までを承認済み/改訂案の2ビューで管理し、版表示を統一」「1ライブラリ・最大5属性・既存文書50件・3権限群の分類と版管理を設定」「一般利用者・編集者・管理者の3権限群で代表10操作を確認し、更新/例外対応手順1本と担当者向け引継ぎ1回を実施」。記載したテストは見積内で行う代表観点であり、試験回数の追加ではありません。次は初期範囲に含みません：契約書本文の作成・法務審査、全社文書の内容校正・新規原稿制作、大量資料の全面整理、継続的な記事更新代行。提供資料・権限・ライセンスが揃うことを前提とし、対象の追加、独自機能、追加調査や継続運用は別途見積もります。
技術情報の参照元
- Microsoft Support：リストとライブラリの版管理 ↗
版履歴、承認、下書きの表示範囲を確認する際の参照
- Microsoft Learn：SharePoint情報アーキテクチャ ↗
ページ・情報分類・ナビゲーションを設計する際の参照
- Microsoft Support：リストとライブラリの列 ↗
分類や確認状況などの記録列を設ける方法の参照
- Microsoft Support：文書ライブラリのビュー ↗
文書を目的別の一覧で表示する設定の参照
想定する課題
商社で、古い書式を複製して使い続けるという状況を想定します。対象業務・現在の管理方法・関係者への影響を確認したうえで、対応範囲を決めます。
対象技術・テーマ
承認済み書式
含まれない作業・別途費用
- 契約書本文の作成・法務審査
- 全社文書の内容校正・新規原稿制作、大量資料の全面整理、継続的な記事更新代行
個別に確認・再見積する条件
- 独自Webパーツ、テナント間移行、複雑な個別ファイル権限・外部共有審査を要する場合
- 対象数・変更箇所・接続先が記載上限を超える場合、または事前資料/権限が不足し追加調査が必要な場合
- 代表範囲を超える対象数・拠点数・連携数・データ量
- 既存環境の不整合、権限不足、製品仕様・ライセンス制約
- 追加ヒアリング、仕様変更、追加検証、夜間休日作業、緊急対応
参考工数の前提条件
- SharePoint Onlineの既存1テナントと標準機能を使用。ライセンスと管理権限は準備済みと仮定
- 掲載素材・責任者・承認済みの権限表は発注者が提供。数量は参考積算用の仮定であり原文の事実ではない
- 要件定義1人日は、提供資料を基にした1回の初期ヒアリングと対象・受入条件の合意まで。追加調査、全社要件整理は別途
- 各工程の人日は作業工数。発注者確認待ち、契約調整、調達待ちを含む経過日数ではない
- 本ページは支援例であり、記載した対象数・工数は参考想定。導入実績・効果・実売価格を示さない