卸売業文書移行・情報整理モデルケース
分散した共有フォルダーを整理して移行する
業種別の課題を想定した支援プランです。実在のお客様の導入実績ではありません。記載する成果は期待される効果であり、実測値や効果の保証ではありません。
Results
期待される成果
- 成果①
- 必要資料の分類を統一
- 期待される成果
- 成果②
- 不要な重複の整理を支援
- 期待される成果
Challenge
想定する課題
拠点ごとの共有フォルダーに重複資料と古いファイルが蓄積している。
Proposal
支援の進め方
ファイルの用途、所有者、利用頻度を調査し、移行対象と残す資料を合意する。SharePointへの試験移行で権限・リンク・ファイル数を照合する。
Implementation
継続運用と改善
利用者の権限で表示・検索・共有を試し、意図した情報だけにアクセスできるか確認します。更新担当と見直し期限を設け、古い文書、リンク切れ、所有者不明の情報を定期的に整理します。
After
目指す導入後の姿
「必要資料の分類を統一」「不要な重複の整理を支援」を目指す支援プランです。実際の効果は対象環境、業務量、運用方法によって異なります。導入前後を同じ条件で比較し、評価結果を次の改善につなげます。
Technology
導入テーマ
- 文書移行
- 情報整理
Evaluation
導入後の評価方法
移行前後の件数一致率、リンク不具合数、所有者不明資料の残件数を記録し、導入前の状態と比較します。数値目標は現状調査後に合意します。
支援プランの評価方法