社内規程とマニュアルの最新版を管理する

8時間の初期整理で規程・手順書一覧を確認し、規程/手順書50件までの改訂日・担当・承認状態を5属性以内で登録し、旧版と公開版を区分する範囲と未確定事項を合意する。「改訂・承認記録」「承認済み権限表」の提供状況と担当を同じ対象表で確認する。

見る記録・確かめること

• 規程・手順書一覧：規程ライブラリへ反映する対象と現状の差分を特定する。
• 改訂・承認記録：改訂日と担当の内容・根拠を照合する。
• 承認済み権限表：規程管理担当が判断すべき公開条件・例外と受入結果を確定する。

次へ進む条件

対象・提供資料・権限・判断者が一致し、「現行規程の取得」をどの標本または代表操作で確認するかを顧客が合意できる。

保留する条件

規程・手順書一覧の対象や現状が不明、改訂・承認記録が未提供、または承認済み権限表の判断が未確定である。

保留時の対応

不足した資料名と影響する対象を記録して顧客の規程管理担当へ確認する。追加の全社調査や対象追加が必要なら見積内の合意から切り分け、未確認部分を作業済みにしない。

残すもの

規程の公開版管理の対象・受入条件・判断担当をまとめた初期合意票

端末に残る旧規程と所有者指定の原本を比較し、公開版の識別基準を決める。「改訂日」「担当」を承認済み権限表と照合し、公開版一覧で根拠が追える記録項目を決める。

見る記録・確かめること

• 改訂日：例：改訂承認日。利用者に示す日付の定義を統一。
• 担当：規程管理担当。本文判断者を別途確認。
• 事前に合意する判断境界：改訂・承認記録を公開版の識別に使い、下書きと公開版を権限・表示の両面で分ける。

次へ進む条件

項目名だけでなく意味と適用条件が資料に対応し、「未承認の改訂案」の確認先と扱いを説明できる。顧客が決める基準を支援側で補っていない。

保留する条件

「改訂日」「担当」の根拠が一致しない、または条件が曖昧である。特に「未承認の改訂案が一般利用者に公開版として見える、復元した本文と公開状態が一致しない」という問題の扱いを決められない。

保留時の対応

未確定の条件は設計票に残し、対応済みの項目から区別する。

残すもの

規程ライブラリの構成と改訂日・担当の設計票

既存文書50件を1ライブラリへ分類し、改訂日・担当・承認状態と版管理を反映する。 3権限群に従って承認前後の表示を設定し、旧版から公開版を案内する記載を整える。変更した対象と元の状態を対応させ、未確定事項は反映済みの結果へ混ぜない。

見る記録・確かめること

• 反映する内容：既存文書50件を1ライブラリへ分類し、改訂日・担当・承認状態と版管理を反映する。
• 反映結果と設計票の「改訂日」「担当」が一致するか。
• 対象外の「規程の法務レビュー、規程本文の改訂判断」を、作成・設定の手順へ追加していないか。

次へ進む条件

規程ライブラリの作成・設定結果が合意した対象と対応し、変更前後と未反映・保留の理由を記録できる。設定の完了だけで業務判断や受入試験まで完了としない。

保留する条件

規程ライブラリの「改訂日」「担当」が設計票と異なる、元の対象を追えない、または既存機能・権限で合意内容を反映できない。

保留時の対応

設計票と規程ライブラリの不一致を対象・項目別に記録し、顧客の規程管理担当へ示す。「改訂日」の設定値と提供資料が対応する箇所を再確認する。既存機能や権限で実現できない部分を無断の追加開発で補わず、変更範囲を確認する。

残すもの

規程ライブラリの設定・作成結果と変更前後の対応記録

一般利用者が規程名を検索し、公開版の改訂日を承認記録と照合する。対象・時点・利用条件を残し、公開版一覧で期待と観察結果を分けて照合する。既定の試験・代表操作の枠内で行う。

見る記録・確かめること

• 操作・確認方法：一般利用者が規程名を検索し、公開版の改訂日を承認記録と照合する。
• 期待する状態：所有者が指定した公開版へ到達できる。
• 「改訂日」の値と、元資料・実際の出力や表示が一致するか。

次へ進む条件

所有者が指定した公開版へ到達できる。元資料と実際の結果を照合する証跡があり、確認に必要な顧客回答がそろっている。

保留する条件

「現行規程の取得」の期待結果と実際が一致しない、元資料へたどれない、または必要な顧客判断・回答が未了である。

保留時の対応

「現行規程の取得」で一致しなかった対象・操作・参照位置を記録し、元資料と公開版一覧を比べ直す。版番号だけでは法的な有効性を判定できないため、本文の妥当性と施行判断は発注者の規程責任者が行う。必要な回答や証跡がそろうまでは成功扱いにしない。

残すもの

「現行規程の取得」の標本・操作条件・期待結果・観察結果・証跡位置を記した確認記録。

「未承認の改訂案」：未承認の試験文書を一般利用者と編集者で開き、下書き表示条件を比較する。「誤更新からの復帰」：試験文書の内容を変更して履歴から前版を復元し、再度公開状態を確認する。既定の3受入観点の確認であり、試験・復帰・演習の回数を追加しない。

見る記録・確かめること

• 例外側の期待：未承認文書が公開版として案内されず、閲覧は合意した範囲に限られる。
• 変更・境界側の期待：内容を復帰でき、公開判断を経るまで最新版と案内しない。
• 見落とせない不一致：未承認の改訂案が一般利用者に公開版として見える、復元した本文と公開状態が一致しない。

次へ進む条件

「未承認の改訂案」では未承認文書が公開版として案内されず、閲覧は合意した範囲に限られる。「誤更新からの復帰」では内容を復帰でき、公開判断を経るまで最新版と案内しない。想定どおりの拒否・保留・要確認は不具合ではなく、その挙動を証跡で確認して判定する。

保留する条件

不適切な挙動として、未承認の改訂案が一般利用者に公開版として見える、復元した本文と公開状態が一致しない。または、合意した停止・保留・差戻しや照合の証跡がなく、期待した境界を確認できない。

保留時の対応

対象と保留理由を記録し、未確認のまま公開・確定・再実行へ進めない。

残すもの

「未承認の改訂案」「誤更新からの復帰」の結果、対応根拠、差異と次の判断担当を含む確認記録。

受入結果と変更前の記録を確認し、合意した対象に限って規程ライブラリの公開・利用開始を判断する。残件ごとに責任者・必要な回答・判断根拠を整理し、受入可否と次回の更新・例外対応を引継ぎ記録へ残す。

見る記録・確かめること

• 引き渡す対象と記録：公開版一覧の受入記録と運用・例外対応の引継ぎ記録。
• 「未承認の改訂案」の際に、公開版一覧から必要な根拠と次の確認先を追えるか。
• 受入の判断、保留理由、追加で必要な作業を別々に記録したか。

次へ進む条件

顧客が確認結果に基づいて受入可否を判断し、公開版一覧から対象・根拠・未解決事項の担当を追える。合意範囲外の継続作業は完了扱いにしない。

保留する条件

顧客の受入判断がない、残課題の担当が未定、または「誤更新からの復帰」の記録と対応責任者を引継ぎ先が探せない。

保留時の対応

未受入の対象と必要な回答を分けて顧客の規程管理担当へ渡し、「誤更新からの復帰」の記録と次の確認先を対応付ける。担当未定の項目を引継ぎ済みとせず、追加対象や継続支援は初期納品とは別に条件を確認する。

残すもの

公開版一覧の受入記録と運用・例外対応の引継ぎ記録