要件定義（初期整理）
要件定義（初期8時間）
1人日・8時間 50,000円（税別・参考）
- 事前提供の既存窓口と実際の受付時間などを使い、初期8時間（1人日）と初回打合せ1回で対象・除外・受入条件を整理する。
- 窓口1個と案内1個、緊急3条件、翌営業日に受け取る担当を確定する。
お渡しするもの
対象・受入条件の合意メモ：窓口1個、自動返信または案内ページ1個、緊急条件3種類
支援例・参考費用 ／ 小売業 ／ 受付時間外
営業時間外の相談でできることを案内する
限定した対象・作業範囲の支援例です。実在顧客の導入実績や実績価格ではなく、正式見積前の参考情報です。
初期役務費の参考合計（税別）
200,000円
下記5工程の合計です。1人日8時間・50,000円の参考単価で、延べ4人日（32時間）を想定しています。工数は納期や成果の保証ではありません。
機器・ライセンス・クラウド利用料・交通費・外部ベンダー費等は別途。対象範囲・前提条件を確認して正式にお見積りします。
この金額で想定する対象範囲
- 受付時間・緊急条件・翌営業日の流れの案内
- 既存窓口の時間外メッセージ設定
- 模擬時間外問合せと引継ぎ確認
初期費用の内訳
| 工程 | 参考工数 | 費用 |
|---|---|---|
| 要件定義（初期整理） | 1人日 | 50,000円 |
| 設計 | 0.5人日 | 25,000円 |
| 設定・構築・作成 | 1.5人日 | 75,000円 |
| テスト・レビュー | 0.5人日 | 25,000円 |
| リリース・引継ぎ | 0.5人日 | 25,000円 |
| 初期合計 | 4人日 | 200,000円 |
要件定義50,000円は対象・受入条件の初期整理8時間分です。全体の費用ではなく、全社調査や詳細要件定義の完了を保証するものでもありません。
月次役務費（初期費用とは別）
この参考概算に月次役務は含みません。継続運用が無料、または不要という意味ではありません。必要な支援範囲を確認して別途お見積りします。
SUPPORT GUIDE
支援の進め方とお渡しするもの
既存窓口1個の時間外案内を自動返信または案内ページ1個にまとめ、受付時間と緊急条件3種類を明示します。模擬時間外問合せで翌営業日への引継ぎを確認し、即時対応を待ち続けない案内に整えます。
限定条件を置いた支援の進め方の例です。実在顧客の実績・実績価格・実測成果ではありません。
最初にご用意いただく資料
- 既存窓口と実際の受付時間
- 受付可能時刻と実対応時刻を区別する
- 緊急条件3種類と既存連絡先
- 顧客が認めた例外連絡を整理する
- 自動返信または案内ページの機能情報
- 既存機能で設定できる条件を確認する
5工程で行うこと
工程ごとに、作業・確認・成果物を分けて整理しています。以下の工数と費用は上記の参考内訳と同じです。
設計
設計
0.5人日・4時間 25,000円（税別・参考）
- 時間外の受信、実対応の開始、緊急条件を別々に説明する文面を設計する。
- 既存機能の送信対象や表示条件と、設定を解除・更新する担当を決める。
お渡しするもの
時間外案内設計：1窓口と緊急3条件
設定・構築・作成
設定・資料整備
1.5人日・12時間 75,000円（税別・参考）
- 顧客承認済みの文面を既存窓口の自動返信または案内ページ1個へ設定する。
- 模擬問い合わせの記録と翌担当への引継ぎ欄を用意する。
お渡しするもの
承認文面と既存機能の設定記録：案内1個
テスト・レビュー
テスト・レビュー
0.5人日・4時間 25,000円（税別・参考）
- 初期試行1回の中で、模擬問い合わせで時間外メッセージを確認する。
- 合意した3条件を案内文へ当てはめる。
- 時間内の案内と翌担当への記録受渡しを確認する。
お渡しするもの
見積範囲の試行・レビュー内で確認する代表3観点の記録。模擬問合せ記録：時間外・緊急・翌営業日
リリース・引継ぎ
限定試行の確定・引継ぎ
0.5人日・4時間 25,000円（税別・参考）
- 初期試行1回の結果を振り返り、時間外に相談するなどの判定と残課題を確認する。
- 指摘修正1巡を反映し、窓口引継ぎ書：文面更新・解除・翌担当の確認を用いて顧客担当者へ引継ぎ1回を行う。
お渡しするもの
窓口引継ぎ書：文面更新・解除・翌担当の確認
構成と確認手順のイメージ
図は支援内容を説明するための例です。実際のお客様の環境・画面・成果を示すものではありません。
図を拡大して見る ↗
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設計・記録の具体例
合意前の記入例（架空の値・判断例）
- 受付の意味
- 受信と即時対応は別
実体制に合う表現を使う
- 緊急連絡
- 既存の承認済み連絡先
新たな通報網を作らない
- 案内方式
- 自動返信またはページの一方
既存機能の対応範囲で選ぶ
受入時に確認すること
実測結果の紹介ではなく、実施時に確認する試験の例です。
CHECK 01
時間外に相談する
- 確認方法
- 模擬問い合わせで時間外メッセージを確認する
- 判断できる状態
- 受付時間と次に行うことを読み取れる
CHECK 02
緊急条件に該当
- 確認方法
- 合意した3条件を案内文へ当てはめる
- 判断できる状態
- 既存の適切な連絡先を選べる
CHECK 03
営業時間へ戻る
- 確認方法
- 時間内の案内と翌担当への記録受渡しを確認する
- 判断できる状態
- 時間外案内の残存や未引継ぎを識別できる
引継ぎ資料と担当範囲
- 時間外案内設計：1窓口と緊急3条件
- 承認文面と既存機能の設定記録：案内1個
- 模擬問合せ記録：時間外・緊急・翌営業日
- 窓口引継ぎ書：文面更新・解除・翌担当の確認
XEROTTAが行うこと
- 時間外案内設計：1窓口と緊急3条件を作成し、対象を絞った整備を支援する。
- 受入試験の証跡と残課題を整理し、担当者が判断できる形で引き継ぐ。
お客様にお願いすること
- 既存窓口と実際の受付時間などの既存資料、必要な検証権限、担当者を事前に用意する。
- 業務影響・例外・情報の扱いを判断し、受入結果と引継ぎ後の運用責任を確定する。
注意点と対象範囲の境界
- 自動返信の機能が時間帯やアカウント方式に依存するため、対応できなければ既存案内ページを選びます。
- 緊急条件の案内が夜間待機契約と誤認されないよう、実際の体制と連絡先だけを記載します。
本内容は実績ではなく、窓口1個、自動返信または案内ページ1個、緊急条件3種類を前提にした支援プランです。範囲は受付時間・緊急条件・翌営業日の流れの案内、既存窓口の時間外メッセージ設定、模擬時間外問合せと引継ぎ確認です。要件定義は提供済み資料と初回打合せ1回による初期8時間に限定し、初期試行1回・指摘修正1巡・引継ぎ1回までとします。受入テスト3項目は初期試行1回の中で確認する代表観点であり、試行回数の追加ではありません。機器購入・交換、ライセンス・クラウド利用料、外部ベンダー費用、旅費・配送費、追加現地調査、全社展開、大規模改修・移行、契約外の障害復旧・根本是正、夜間休日の実対応・待機・オンコール要員、緊急通報網や電話基盤の新設は含みません。追加調査、数量超過、要件変更、部門横断の再調整、全面展開は別見積です。月次は初期費用と別枠で、本範囲には継続受付・定期作業・将来の不具合対応を含みません。常駐、24時間365日受付、待機、即応・復旧時間の保証は行いません。
技術情報の参照元
- Microsoft Support: Set up out of office automatic replies in Outlook ↗
自動返信の対象・期間とアカウント方式による機能差を参照。時間外案内の既存機能で対応可能かを確認する。
想定する課題
小売業で、即時対応されると思って待ち続けるという状況を想定します。対象業務・現在の管理方法・関係者への影響を確認したうえで、対応範囲を決めます。
対象技術・テーマ
受付時間外
含まれない作業・別途費用
- 機器購入・交換、ライセンス・クラウド利用料、外部ベンダー費用、旅費・配送費
- 追加現地調査、全社展開、大規模改修・移行、契約外の障害復旧・根本是正
- 夜間休日の実対応・待機・オンコール要員
- 緊急通報網や電話基盤の新設
個別に確認・再見積する条件
- 夜間休日対応そのものが必要
- 新規オンコール契約や多拠点連絡網
- 記載した対象数・試行数・修正回数を超える場合、追加発見調査または未定義のセキュリティ・可用性要件がある場合
- 夜間休日、常駐、待機、応答・復旧保証、継続運用の件数・時間上限を超える場合
- 代表範囲を超える対象数・拠点数・連携数・データ量
- 既存環境の不整合、権限不足、製品仕様・ライセンス制約
- 追加ヒアリング、仕様変更、追加検証、夜間休日作業、緊急対応
参考工数の前提条件
- 以下の数量・環境・担当分担は見積用の仮定であり、原文に記載された事実ではない。
- 1人日=8時間。金額換算にはユーザー指定の税別50,000円/人日を使用するが、本データは実売価格ではなく作業量の参考値。
- 要件定義1人日は提供済資料の確認、初回打合せ1回、対象・受入条件の初期合意に限定。追加調査・要件変更・部門横断の再調整は別途。
- 顧客が作業権限、既存契約、検証用アカウント・機器、安全な試験環境、承認者を用意し、原則リモート・平日日中に実施。待ち時間は人日にも納期にも置き換えない。
- 設定・構築工程には文書、台帳、受付フォーム等の実装も含む。技術設定を含む場合は各scopeに明記。初期試行1回と指摘修正1巡、担当者への引継ぎ1回を基本とする。
- 月次参考工数は初期人日と別枠。記載件数・時間のいずれかの上限までで、常駐、24時間365日受付、待機、即応・復旧時間保証を含まない。
- 仮定：窓口1個、自動返信または案内ページ1個、緊急条件3種類。既存の連絡先を使用。
- 月次0人日は継続サービスを未計上という意味。納品後の常時受付・定期作業・将来の不具合対応は含まず、別途範囲と工数を合意する。