請求書を紙からPDFへ変えたのに、担当者が金額を別のシステムへ入力し直している。承認を依頼した後も、誰の確認待ちなのかをチャットで尋ねている。
こうした作業が残っている場合、見直したいのは書類の形式だけでなく、受け取った情報が社内をどう流れるかです。
購買から会計までを見直す取り組み
大江戸温泉物語グループを運営するGENSEN HOLDINGSは11月12日、インフォマートの4サービスを採用し、2027年1月から順次、受発注・請求業務の電子化を進めると発表しました。
同社によると、各施設や本部で紙の請求書を受け取り、入力、照合、保管などに手作業が残っていました。今回の取り組みでは、見積・発注から承認、会計処理までの流れを見直す方針です。これは導入計画の発表であり、削減時間などの実績はまだ示されていません。
自社で最初に確認したい3つのこと
ここからは、この発表をきっかけに考える、企業の業務改善の進め方です。
1．同じ情報を何回入力しているか
取引先名、請求金額、支払期限を、申請フォーム、管理表、会計システムにそれぞれ入力していないでしょうか。まず一件の請求書を追いかけ、入力する場所と回数を書き出すと、減らせる作業が見えてきます。
2．止まっている理由が分かるか
「未処理」だけでは、担当者が不在なのか、金額に疑問があるのか、承認待ちなのかを判断できません。状態と担当者を分けて管理し、差し戻した理由も残すと、問い合わせの往復を減らす手掛かりになります。
3．例外をどう扱うか
紙でしか届かない請求書や、金額の修正が必要な請求書もあります。通常の処理だけを自動化すると、例外が担当者の個人フォルダーや記憶に残りがちです。誰が確認し、どこへ戻すかまで決めておくことが大切です。
一つの業務で効果を確かめる
最初からすべてを入れ替える必要はありません。例えば一部門の請求書受付から承認までを対象に、入力回数、確認のやり取り、処理にかかった時間を記録します。
導入後も同じ項目を測れば、作業が減った場所と、別の担当者に負担が移った場所を分けて確認できます。ツールの利用件数だけでなく、業務全体が進めやすくなったかを見ることが重要です。
まとめ
請求業務のデジタル化では、書類を電子化することに加え、情報の受け渡しと判断の手順を整えることが求められます。
XEROTTAの業務改善・システム連携支援でも、まず現場の流れを把握し、重複入力や確認待ちを見つける視点を大切にしたいと考えています。新しいシステムを増やす前に、今ある作業を一件ずつ追ってみる。それが、無理なく改善を始める一歩になります。
