売上が伸びる。お客様が増える。新しい拠点や事業が立ち上がる。
会社にとって嬉しい変化ですが、事業が成長すると、それまでのやり方では仕事が回りにくくなる場面も増えてきます。
帝国ニュースの「情報スクランブル」を読み、あらためて考えたのは、成長に合わせて会社の管理の仕組みを整える大切さでした。
記事では、有名店の経営や社内管理の問題、事業承継に伴う取引先への説明などが取り上げられていました。個別の事情を外から判断することはできませんが、自社の仕事の進め方を振り返るきっかけになる内容でした。
人が増えると、共有すべきことも増える
少人数の会社では、隣の人に声をかければ状況が分かります。経営者自身が、お客様との約束や案件の進み具合を把握していることも多いでしょう。
ところが、人や案件が増えると、同じ方法では確認が追い付かなくなります。
誰が対応しているのか分からない。担当者によって判断が違う。お客様と約束した内容が、実際に作業する人まで届いていない。
一つひとつは小さな行き違いでも、重なれば手戻りや対応の遅れにつながります。担当者が丁寧に仕事をしていても、情報が届く仕組みがなければ、連携には限界があります。
会社の規模が変わったときには、情報共有や役割分担の方法も見直す必要があると考えています。
売上とともに、仕事の中身を見る
事業が伸びているときには、新しい受注や売上に目が向きます。その一方で、その仕事にどれだけの時間や費用がかかっているかは、見えにくくなりがちです。
追加の依頼に対応しているうちに、当初の想定を超える作業が発生している。忙しい担当者を支えるために、別の社員も多くの時間を使っている。こうした負担は、売上の数字だけでは分かりません。
お客様に提供している内容と、社内で必要になっている作業。その両方を把握することで、人の配置やサービスの範囲、価格について判断しやすくなります。
現場が忙しくなるほど、立ち止まって仕事の中身を確認する時間が必要です。
管理の仕組みは、現場で使える形にする
管理体制を整えようとして、確認項目や承認の段階を増やした結果、仕事が進みにくくなることもあります。
だからこそ、まず決めたいのは、誰が、何を、どこまで判断するのかという基本です。
例えば、通常の対応は担当者が判断し、契約範囲を超える依頼は責任者に相談する。案件の進み具合や未対応の事項は、関係者が同じ場所で確認できるようにする。
こうした仕組みがあれば、担当者は迷ったときの相談先を把握でき、責任者も必要な場面で判断できます。
ルールは、実際に仕事をする人が理解し、日々使える形になっていることが大切です。
ITと業務を一緒に整える
XEROTTAは、企業のITと業務の両面を支援しています。
システムを導入すれば、情報を集めたり、共有したりしやすくなります。ただし、誰が入力するのか、いつ更新するのか、誰が確認して次の行動を決めるのかが曖昧では、情報は次第に使われなくなります。
現場の仕事を整理し、その流れに合う仕組みを選ぶ。そして、使い始めた後も運用を見直す。そこまで取り組むことが、継続して役立つITにつながると考えています。
当社自身も、事業や組織の変化に合わせて、仕事の進め方を見直していく必要があります。お客様にお伝えすることを、自社でも実践し続けたいと思っています。
次の成長を支えられる会社へ
今は回っている仕事でも、案件や人数が増えたときに、同じように続けられるとは限りません。
担当者に負担が集中していないか。必要な情報が共有されているか。現場で起きていることを、経営側が把握できているか。
事業が伸びているときこそ、こうした点を確かめたいと考えています。
社員が安心して判断し、お客様との約束を着実に果たせること。その積み重ねを支える仕組みを整えながら、次の成長につなげてまいります。
XEROTTA株式会社
代表取締役 内匠屋 勇樹
