受注データの転記を自動化し、例外確認に集中する

事前提供の受注メール・添付の匿名化標本と受注システムの標準接続仕様を照合し、初期8時間で対象・除外・確認担当を合意します。「受注システムの標準接続仕様」「受注入力ルールと例外判断者」の提供状況と担当を同じ対象表で確認する。

見る記録・確かめること

• 受注メール・添付の匿名化標本：一定形式から取得する10項目と欠損の現れ方を確認。
• 受注システムの標準接続仕様：登録可能項目、返却番号、参照による登録確認の可否を照合。
• 受注入力ルールと例外判断者：商品コード・数量・納期の入力条件と手修正の担当を確定。

次へ進む条件

対象・提供資料・権限・判断者が一致し、「正常な定型受注」をどの標本または代表操作で確認するかを顧客が合意できる。

保留する条件

受注メール・添付の匿名化標本の対象や現状が不明、受注システムの標準接続仕様が未提供、または受注入力ルールと例外判断者の判断が未確定である。

保留時の対応

不足した資料名と影響する対象を記録して顧客の受注入力・例外判断担当へ確認する。追加の全社調査や対象追加が必要なら見積内の合意から切り分け、未確認部分を作業済みにしない。

残すもの

Power Automate・受注転記の対象一覧と受入条件表。数量上限は見積範囲に対応させます。

取込ID、受注番号、登録先の返却番号を対応付け、送信後に応答がない場合は登録先を照合してから再実行する順序を設計します。「取込ID」「登録前確認」を受注入力ルールと例外判断者と照合し、受注項目対応表・取込照合一覧で根拠が追える記録項目を決める。

見る記録・確かめること

• 取込ID：試験受注A＋添付番号。同じ入力の再実行でも保持する識別子案。
• 登録前確認：商品コード・数量・納期の欠損。実際の必須条件は顧客ルールで合意。
• 事前に合意する判断境界：取込IDで原メール・添付・転記先・照合一覧を結び、登録応答がなくても実登録先を確認する。

次へ進む条件

項目名だけでなく意味と適用条件が資料に対応し、「同じ受注の再取込と数量欠損」の確認先と扱いを説明できる。顧客が決める基準を支援側で補っていない。

保留する条件

「取込ID」「登録前確認」の根拠が一致しない、または条件が曖昧である。特に「重複を新規登録する、数量欠損を補完する、応答なしだけで再送する」という問題の扱いを決められない。

保留時の対応

取込IDで登録先と未登録分を照合し、結果不明は確認待ちにする。商業的な受注承認は確定しない。未確定の条件は設計票に残し、対応済みの項目から区別する。

残すもの

受注項目対応表・取込照合一覧の作成仕様と判定条件表

Power Automateの承認済み標準接続で10項目を対応付け、必須欠損と既存取込IDを登録前に検査するフローを作ります。 入力件数・登録番号・失敗理由を照合一覧へ残し、接続失敗の通知と未処理分の手動転記手順を整えます。変更した対象と元の状態を対応させ、未確定事項は反映済みの結果へ混ぜない。

見る記録・確かめること

• 反映する内容：Power Automateの承認済み標準接続で10項目を対応付け、必須欠損と既存取込IDを登録前に検査するフローを作ります。
• 反映結果と設計票の「取込ID」「登録前確認」が一致するか。
• 対象外の「自由形式PDFのOCR」を、作成・設定の手順へ追加していないか。

次へ進む条件

受注転記フローの作成・設定結果が合意した対象と対応し、変更前後と未反映・保留の理由を記録できる。設定の完了だけで業務判断や受入試験まで完了としない。

保留する条件

受注転記フローの「取込ID」「登録前確認」が設計票と異なる、元の対象を追えない、または既存機能・権限で合意内容を反映できない。

保留時の対応

設計票と受注転記フローの不一致を対象・項目別に記録し、顧客の受注入力・例外判断担当へ示す。「取込ID」の設定値と提供資料が対応する箇所を再確認する。既存機能や権限で実現できない部分を無断の追加開発で補わず、変更範囲を確認する。

残すもの

試験対象の受注転記フローと受注項目対応表・取込照合一覧

匿名化した受注を流し、元の10項目と登録結果を照合する。対象・時点・利用条件を残し、受注項目対応表・取込照合一覧で期待と観察結果を分けて照合する。既定の試験・代表操作の枠内で行う。

見る記録・確かめること

• 操作・確認方法：匿名化した受注を流し、元の10項目と登録結果を照合する。
• 期待する状態：登録内容と照合一覧が対応し、商業的な承認状態は自動確定されない。
• 「取込ID」の値と、元資料・実際の出力や表示が一致するか。

次へ進む条件

登録内容と照合一覧が対応し、商業的な承認状態は自動確定されない。元資料と実際の結果を照合する証跡があり、確認に必要な顧客回答がそろっている。未応答・未確認を業務の完了や承認済みとは判定しない。

保留する条件

「正常な定型受注」の期待結果と実際が一致しない、元資料へたどれない、または必要な顧客判断・回答が未了である。

保留時の対応

「正常な定型受注」で一致しなかった対象・操作・参照位置を記録し、元資料と受注項目対応表・取込照合一覧を比べ直す。同一受注の再送を別件と扱うおそれがあるため、メールの再受信だけに依存しない取込IDを合意します。必要な回答や証跡がそろうまでは成功扱いにしない。

残すもの

「正常な定型受注」の標本・操作条件・期待結果・観察結果・証跡位置を記した確認記録。

「同じ受注の再取込と数量欠損」：同じ取込IDを再投入し、数量が空の標本も流す。「登録応答がない場合の再開」：試験接続を失敗させ、登録先照合の結果別に再開手順をたどる。既定の3受入観点の確認であり、試験・復帰・演習の回数を追加しない。

見る記録・確かめること

• 例外側の期待：重複を新規登録せず、欠損は理由付きで確認対象に残る。
• 変更・境界側の期待：登録済みを再送せず、未登録分だけを担当者確認後に再開できる。
• 見落とせない不一致：重複を新規登録する、数量欠損を補完する、応答なしだけで再送する。

次へ進む条件

「同じ受注の再取込と数量欠損」では重複を新規登録せず、欠損は理由付きで確認対象に残る。「登録応答がない場合の再開」では登録済みを再送せず、未登録分だけを担当者確認後に再開できる。想定どおりの拒否・保留・要確認は不具合ではなく、その挙動を証跡で確認して判定する。

保留する条件

不適切な挙動として、重複を新規登録する、数量欠損を補完する、応答なしだけで再送する。または、合意した停止・保留・差戻しや照合の証跡がなく、期待した境界を確認できない。

保留時の対応

取込IDで登録先と未登録分を照合し、結果不明は確認待ちにする。商業的な受注承認は確定しない。対象と保留理由を記録し、未確認のまま公開・確定・再実行へ進めない。

残すもの

「同じ受注の再取込と数量欠損」「登録応答がない場合の再開」の結果、対応根拠、差異と次の判断担当を含む確認記録。

受注項目対応表・取込照合一覧を顧客担当者と読み合わせ、登録先を照合して未登録分だけを再開する。残件ごとに責任者・必要な回答・判断根拠を整理し、受入可否と次回の更新・例外対応を引継ぎ記録へ残す。

見る記録・確かめること

• 引き渡す対象と記録：受注項目対応表・取込照合一覧の合意版、担当分担表と引継ぎ記録。
• 「同じ受注の再取込と数量欠損」の際に、受注項目対応表・取込照合一覧から必要な根拠と次の確認先を追えるか。
• 受入可否・保留事項・未実施の追加作業を別々に記録しているか。

次へ進む条件

顧客が確認結果に基づいて受入可否を判断し、受注項目対応表・取込照合一覧から対象・根拠・未解決事項の担当を追える。合意範囲外の継続作業は完了扱いにしない。

保留する条件

顧客の受入判断がない、残課題の担当が未定、または「登録応答がない場合の再開」の記録と対応責任者を引継ぎ先が探せない。

保留時の対応

未受入の対象と必要な回答を分けて顧客の受注入力・例外判断担当へ渡し、「登録応答がない場合の再開」の記録と次の確認先を対応付ける。担当未定の項目を引継ぎ済みとせず、追加対象や継続支援は初期納品とは別に条件を確認する。

残すもの

受注項目対応表・取込照合一覧の合意版、担当分担表と引継ぎ記録